최근 기업과 기관 관계자들이 IT 관련 자주 언급되는 용어가 재택근무(원격근무)체계다.

코로나19라는 의도치 않은 상황이 촉발한 환경은 기존의 근무방식을 탈피한 변화를 요구하고 있다. 이에따라 대기업부터 중소기업, 스타트업까지 결코 적지 않은 추가 예산을 들여 재택근무를 위한 IT시스템을 구축하고 있다.

이 과정에서 단순히 기능만 고려해 재택근무시스템을 도입하는 실수를 범해서는 안된다. 재택근무 도입은 기존의 근무방식을 변화시키는 지난한 작업이라고 할 수 있다.

급하다고 제대로 된 검토없이 진행한다면 되레 예산만 낭비하는 결과를 초래할 수 있다. 안전한 재택근무 도입을 위해서는 적어도 다섯가지 기준을 검토할 필요가 있다.

첫째, 목적한 기능을 제공하며 보안기능이 잘 구현된 IT시스템의 도입이 필요하다.

메신저를 통한 업무대화, 화상회의, 화면공유 등 내부의 중요한 자료들이 인터넷을 통해 공유되는 것이 재택근무이다. 필요한 기능이 무엇인지 우선 조사해 대상을 선별하고 그 중 보안기능이 뛰어난 제품을 선정하는 작업이 필요하다.

둘째, 업무방식에 대한 조정이 필요하다. 같이 모여 대화하는 회의 등 기존 업무처리 방식들을 재택근무에서 어떻게 적용시킬 것인지에 대해 내부에서 사전 협의를 통해 조정하고 전파해야 한다.

이 과정없이 재택근무로 전환하게 되면 반드시 혼선이 발생하게 돼 업무처리를 위해 회사로 출근할 수 밖에 없는 경우가 생겨나게 된다.

셋째, 비상상황시 업무처리를 위한 내부지침을 마련해 놓아야 한다. 재택근무체계란 비상대응체계의 다른 이름이다.

지진과 같은 자연재해, 감염병 등 출근을 통한 업무가 어려운 경우에도 업무는 지속돼야 한다. 이 경우 업무지속성 확보를 위한 내부지침이 존재하고, 임직원 전파교육이 사전에 이루어진 경우 혼란없는 대응이 가능하다.

넷째, 비상대응조직으로서 통제센터가 존재해야 한다. 대다수가 재택근무로 전환하는 경우에도 시스템 접속 불량, 서버 이상 등 예기치 않은 돌발상황은 처리돼야 재택근무의 유지가 가능하다.

기술적 문제뿐 아니라 비상상황 전체를 관찰하고 그때 그때 상황에 따라 적절한 의사결정을 위해 전문가로 구성된 통제센터 구성에 대한 사전합의가 필요하다. 통제센터가 없다면 무수히 발생할 돌발상황에 대한 빠르고 적절한 의사결정이 불가능해져 비상대응체계의 유지가 어렵게 된다.

다섯째, 비상시 업무성과에 대한 평가지표 개선이 이루어져야 한다.

코로나19의 영향으로 앞으로 많은 업무들이 비대면 방식으로 전활될 가능성이 높다.

회사에 출근하지 않고 자택에서 업무를 처리하는 전문계약직이나 프리랜서 활용의 비중이 높아질 것으로 예상된다. 이들의 업무성과를 평가하기 위한 지표가 필요하다. 현재 대부분의 업무성과 측정은 출근자에 초점이 맞춰 있다. 작업방식의 변화에 맞추어 다양한 평가지표를 고려해야 한다.

코로나19로 많은 기업과 기관들이 등 떠밀려 급하게 원격지원시스템을 도입했다.

당연히 제대로 된 검토가 이루어지지 못한 경우가 허다할 수 있다. 그러나 이미 지난간 일이고 중요한 것은 미래다.

이번 경험을 토양삼아 제대로된 비상대응체계를 마련해 다음 충격에 대비하는 지혜가 필요하다.