프레젠테이션은 청중의 마음을 움직이는 일이다. 청중은 특성이 다양하고 프레젠터에게 기대하는 것도 모두 다르다. 청중의 마음을 움직이게 하기 위해서는 청중의 특성에 따른 전략을 만드는 것이 중요하다.

청중별 전략을 어떻게 세울 것인가? 먼저 핵심인물에 대한 발표전략을 세워야 한다. 청중의 핵심인물은 청중 가운데서 최종 의사결정을 하는 사람이다. 다시 말해, 프레젠터가 최종적으로 설득시켜야 할 인물이다. 우선 조직 내 역학관계에 관한 정보를 수집한 후 프레젠터는 핵심인물이 누구인지, 핵심인물의 요구사항은 없는지에 대한 분석을 실시한다. 핵심 인물의 취향, 관심분야, 요구사항 등을 파악해 프레젠테이션에 담아내는 것이 핵심이다.

다음은 발표 주제에 대한 지식수준 정도를 고려해 발표전략을 세운다. 청중의 지식이 해박한 수준인 경우는 전문용어를 활용하고, 기존 경험과 사례가 연결된 내용으로 전략을 세운다. 기초적이고 이미 아는 내용은 생략하는 것이 좋다. 청중의 지식이 얕은 경우는 기초부터 차근차근 설명해야 한다. 정보의 양은 가능한 최소화하는 것이 좋다.

또한 청중의 프레젠테이션 참여 동기·태도를 고려해 발표전략을 세운다. 참여 태도가 호의적인 집단과 비호의적인 집단으로 구분된다. 호의적인 집단의 경우는 기대를 가지고 참석한 청중이다. 이들을 위해서는 새로운 아이디어를 준비해 기대에 부응할 수 있어야 한다. 비우호적인 집단은 부정적인 태도를 보이거나 부정적인 질문을 할 수 있다. 이들을 위해서 프레젠터는 자신의 의견을 고집하면 안 된다. 특히 편견이나 오해할 수 있는 내용을 발표해서는 안 된다.

다음으로 프레젠테이션에 대한 요구 정도를 고려해 발표전략을 세운다. 요구사항이 많은 집단의 경우 요구사항을 철저히 분석해서 준비해야 한다. 청중의 요구에 의한 프레젠테이션으로 특별한 요청 사항이나 정보를 공유하는 것이 좋다. 반대로 요구 사항이 낮은 집단은 프레젠테이션에 수동적이다. 이들을 위해서는 논리적이고 설득력 있는 전개와 근거를 제시해야 한다.

한편으로 청중의 성별에 따른 발표전략도 필요하다. 청중이 남성인 경우는 논리적인 전개로 접근하는 것이 좋다. 적절한 증거자료를 준비하고 통계 숫자를 사용해야 설득이 된다. 여성인 경우는 구체적인 사례로 접근하는 것이 효과적이다. 구체적으로 이야기 하고 체험담과 사례를 제시하는 것이 핵심이다. 성차별 발언에 대해서도 주의해야 한다.

다음으로 연령대를 고려해야 한다. 청중이 젊은 층인 경우는 경쾌하게 진행해야 한다. 언어도 젊은이들이 사용하는 용어를 사용하는 것이 좋다. 친근감 있는 언어와 대화체를 사용하고 복장도 캐쥬얼하게 입는 것이 효과적이다. 중년층인 경우는 신뢰성 있는 방식으로 접근해야 한다. 존칭어를 사용하고 발음을 정확하게 구사하며 약간 느린 속도로 발표를 하는 것이 효과적이다.

청중의 지위에 따른 대응전략도 필요하다. 한국과 같은 문화에서는 의사결정에 직위가 상당한 의미를 가지고 있다. 지위를 파악하는 것이 의사결정의 영향력을 판단하는데 도움이 된다.

프레젠터가 모든 청중의 취향과 요구사항을 만족시킬 수 없다. 그러나 중요한 것은 청중의 특성을 파악해서 어느 곳에 포커스를 맞추고 발표할지 전략을 세우는 일이다. 베스트 프레젠터는 청중의 마음을 움직이게 하는 사람이기 때문이다.

■ 은서기 정보안전부 IT팀장ㆍ경영학박사 △ITㆍ프레젠테이션 코칭 전문가 △사이경영 연구가 △저서 <4차 산업혁명 시대의 언어품격> <1등 프레젠테이션 비법>