프레젠테이션을 준비할 때는 환경에 대한 분석이 중요하다. 공간에 따라서 또는 발표 시간에 따라서 프레젠테이션 전략이 달라질 수 있기 때문이다. 아무리 목적분석과 청중분석을 잘해 프레젠테이션을 준비했다고 해도 발표환경에 익숙하지 않거나 제공되는 장비 등의 미비로 프레젠테이션을 망치는 경우가 종종 발생한다.

잘 준비된 프레젠테이션 자료가 빔 프로젝트와 노트북이 맞지 않아 쓸 수 없는 경우, 발표 장소 위치를 잘못 찾아 시간약속을 어기는 경우도 발생한다. 평소 익숙한 장소일 때는 발표시 안정감을 가질 수 있지만, 낯선 장소의 경우 아무리 베테랑 프레젠터라도 긴장하기 마련이다. 낯선 장소일수록 발표에 대한 두려움이 더 크다.

환경분석은 시간분석과 공간분석으로 나뉜다. 시간분석에서 시작은 정시에 시작하고 정시에 끝내는 것이 원칙이다. 프레젠터나 청중들 모두 각자의 일정이 있기 때문이다. 시간을 준수하지 않으면 다른 사람의 일정에 피해를 줄 수 있다. 너무 일찍 끝내거나 시간을 초과할 경우 프레젠터의 신뢰도뿐만 아니라 임팩트가 떨어져 성공적인 프레젠테이션이라 할 수 없다.

▲ 은서기 정보안전부 IT팀장ㆍ경영학박사
▲ 은서기 정보안전부 IT팀장ㆍ경영학박사

시간분석은 '시간은 얼마인지', '질의응답시간은 있는지', '시간관리를 힘들게 하는 요소 무엇인지', '발표순서는 언제인지', '내 앞의 발표자는 누구인지'를 확인해야 한다.

내 앞의 발표자가 어떤 분야의 전문가인지 확인해서 차별성을 어떻게 가져갈지 고민해야 한다. 또한 어떤 내용으로 발표하는지 확인해 만약 내 발표와 중복되는 내용이 있으면 발표시 생략하거나 다른 내용으로 변경하는 것이 좋다. 만약 앞에서 발표한 내용과 중복된 내용을 발표한다면 청중의 관심을 끌기 어렵다.

공간분석은 위치, 발표장, 장비 등 세가지 영역에서 분석돼야 한다. 위치는 장소, 명칭, 소재지, 교통상황, 날씨, 담당자 전화번호, 이동소요시간, 이동방법을 포함한다. 서울 시내 등 지하철이 연결되는 곳은 가능하면 대중교통을 이용하는 것이 좋다. 지방 등 원거리로 대중교통 이용이 쉽지 않은 지역은 자가용을 이용하되 충분한 여유시간을 가지고 이동하는 것이 중요하다.

발표장은 수용인원, 형태, 음향시설, 조명, 창문, 출입문 위치, 테이블 모양, 배치도 등을 포함한다. 발표장의 크기나 테이블 배치 등은 프레젠터에게 심리적 영향을 미치기 때문에 사전에 답사하는 것이 좋다. 그러나 답사가 현실적으로 어려운 경우는 담당자에게 사진으로 요청해서 간접적으로 확인해야 한다.

장비는 노트북, 빔 프로젝터, 스크린, 포인터, 인터넷, 화이트보드, 연단, 마이크, 스피커, 비디오, 동영상 플레이어 등을 포함한다. 프레젠터의 노트북을 사용할 경우는 빔 프로젝터와 연결선 사용에 문제가 없는지 확인해야 한다. 고객의 노트북을 사용하는 경우는 발표 자료를 미리 보내 담당자로 하여금 폰트, 동영상 구동여부 등 이상이 없는지 점검하도록 요청한다.

프레젠테이션 현장은 프레젠터에게도 청중에게도 긴장감이 감도는 곳이다. 낯선 환경일수록 긴장도는 더 크다. 환경분석은 이런 긴장감을 완화시켜주는 다리 역할을 한다. 긴장감을 떨치려면 발표리듬을 맞추는 것이 중요하다. 발표리듬은 사전 현장답사를 통해서 나온다. 

■ 은서기 정보안전부 IT팀장ㆍ경영학박사 △ITㆍ프레젠테이션 코칭 전문가 △사이경영 연구가 △저서 <4차 산업혁명 시대의 언어품격> <1등 프레젠테이션 비법>

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