1등 프레젠테이션은 단순히 말하기가 아니라 '생각과 감정'의 공유다. 경험이 많은 프레젠터라도 청중에 대한 정보가 없다면 제대로 된 프레젠테이션을 할 수 없다. 청중분석을 통해 설득력있고 자신감 있는 프레젠테이션을 할 수 있다.

청중분석은 프레젠테이션의 대상인 참석자, 즉 누구를 대상으로 발표하는 가를 분석하는 것이다. 콘텐츠를 기획하기 전에 '참석자는 누구인지', '왜 그들은 모이는지', '참석자들은 프레젠터에게 무엇을 찾고 있는가'를 정의하는 것이 핵심이다.

청중분석이 프레젠테이션의 성패여부가 달려 있다고 해도 과언이 아니다. 청중들은 자신의 관심에 부합하는 내용에 더 수용적이다. 일반적인 내용 전달보다는 개인적인 욕구나 관심에 초점을 두는 내용 전달이 더욱 설득력을 갖게된다.

청중의 유형을 제안자, 영향자, 결정자, 실행자 그리고 사용자로 분류한다.

제안자는 프레젠테이션의 필요성을 요청한 사람으로 프레젠터의 카운터 파트너가 된다. 영향자는 최종의사 결정때 공식, 비공식적으로 영향을 미친다.

결정자는 구매, 계약, 결재 등 실질적으로 의사결정을 한다. 실행자는 의사결정 내용을 실행한다. 사용자는 실행된 내용을 사용한다. 프레젠테이션 전략을 수립할 때 이같은 참석자 유형에 따라 요구사항을 파악하는 것이 중요하다.

청중의 기본정보를 파악하는 것도 중요하다. 이같은 정보는 성별, 연령, 학력, 직업, 지위, 담당업무, 사회적 성향, 흥미타입, 사전지식 정도, 관심정도, 참석인원 등이다.

청중의 관심정도, 지식수준, 핵심인물도 분석해야 한다. 소속부서, 직위, 역할, 의사결정 영향력 정도를 파악한다. 청중이 프레젠테이션에 대해 호의적인지 비호의적인지 파악하는 것도 중요하다.

참여 동기도 자발적인지 강제적인지 파악해야 한다. 새로운 정보가 주목적인지, 단순히 프레젠터 의견의 청취인지를 파악해야 한다.

상황적 정보파악도 중요하다. 입찰, 면접, 경진대회 등 심사가 있는 경우는 심사평가표와 심사위원 정보도 입수해야 한다. 의사결정권과 영향력있는 상사나 고객의 요구사항을 파악하는 것도 중요하다. 

기존 제품이나 서비스 사용하고 있는지도 파악해야 한다. 기존 제품이나 서비스를 사용하고 있다면 만족도를 파악하는 것도 좋다. 청중들의 문화적 특성과 금기사항도 조사해야 한다.

<손자병법>에 '적을 알고 나를 알면 백전백승 한다'고 했다. 성공하는 프레젠테이션을 이끌어 내기 위해서는 청중의 마음을 읽어야 한다.

프레젠터는 자신이 가지고 있는 ‘생각과 감정'을 오감을 통해 분석하고 설명할 수 있는 전략가가 돼야 한다. 프레젠터는 '내가 설득할 사람이 누구인지', '어떤 배경과 성향을 가지고 있는지', '나에게 무엇을 기대하고 있는지', '무엇을 알고 무엇을 모르는지'에 대한 끝없는 질문을 던지는 사람이다.

청중의 마음을 훔치는 것이 청중분석이다. 프레젠터는 자신이 하고 싶은 이야기가 아닌 청중이 듣고 싶은 이야기를 대신하는 것이다. 청중이 갈망하는 것을 말하는 것이 바로 1등 프레젠테이션이다.

■ 은서기 정보안전부 IT팀장ㆍ경영학박사 △ITㆍ프레젠테이션 코칭 전문가 △사이경영 연구가 △저서 <4차 산업혁명 시대의 언어품격> <1등 프레젠테이션 비법>