설득력 있고 성공적인 프레젠테이션을 하기 위해서는 목적(Purpose), 청중(People), 환경(Place), 프레젠터(Presenter), 경쟁자(other Presenter) 등 '5P 분석'이 필요하다. 다섯가지 요소가 사전에 얼마나 잘 준비됐느냐에 따라 프레젠테이션의 성공여부가 결정된다. 아무리 경험이 풍부하고 프레젠테이션 역량이 뛰어난 사람도 철저한 준비를 하지 않으면 낭패를 보는 경우가 많다.

5P 중에서도 목적분석이 제일 먼저 이루어져야 한다. 특히 프레젠터는 콘텐츠 기획시 프레젠테이션의 목적과 목표가 무었인지 설정해야 한다. 목적이란 이 프레젠테이션 활동을 통해서 최종적으로 얻고자 하는 것이 무엇인가를 찾는 것으로 목표의 상위 개념이라고 할 수 있다. 목표는 금번 프레젠테이션에서 얻고자 하는 것을 정의하는 것이다.

목적을 분석하기 위해서는 프레젠테이션을 해야 하는 이유와 원하는 결과를 분명히 하는 것이 우선이다. 정보수집 결과에 따라 필요한 경우는 유연하게 목적을 수정할 수 있다. 또한 목표분석은 구체적(Specific)인지, 측정가능(Measurable)한지, 달성가능(Attainable)한지가 검토돼야 한다. 목표는 결과 지향적으로 정하는 것이 중요하며 달성기한을 명확히 해야 한다.

고객에게 제품을 판매하기 위해서 입찰에 참여하고 있는 상황이다. 그런데 입찰가격이 너무 낮아서 우리 제품의 경쟁력이 없는 상황이다. '우리 제품의 기술력을 고객에게 정확히 인식시키고자 한다'라는 가정하에서 프레젠테이션 목적과 목표를 보고 받는 측과 보고하는 측 입장에서 분석해보자.

보고받는 측의 목적은 '프레젠테이션이 끝난 후 제품을 결정하기 위한 것'이 될 것이고, 목표는 '제안된 제품 중에서 회사에 공헌할 수 있는 제품을 객관적으로 평가하는 것'이 될 수 있다.

보고하는 측의 목적은 '고객이 우리 제품의 기술우수성을 인지해 다음에 좋은 기회를 얻기 위한 것'이 될 것이고, 목표는 '기술 우수성에 있어 업체 중에서 최고 점수를 얻는 것'으로 정의할 수 있을 것이다.

목적을 정의하는 원천에는 두 가지다. 하나는 프레젠테이션을 요청한 주최측에서 목적을 제시하는 경우다. 다른 하나는 프레젠터 자신이 목적을 설정하는 경우다. 목적을 좀 더 정확하게 분석하기 위해서는 주최측 카운터파트에게 정보를 받는 것이 좋다.

아니면 발표전에 청중들에게 설문을 하거나 사전질문을 통해서 얻는 방법도 있다. 특히 주의를 해야 하는 부분은 주최측의 의사결정권자의 프레젠테이션을 요청한 의도를 파악해서 목적에 반영하는 것이 필요하다.

입찰, 면접, 경진대회 등의 심사가 있는 프레젠테이션이라면 항목별 세부 심사평가표가 있다. 심사평가표에 나와 있는 내용이 목적으로 들어나도록 해야 한다. 목적이 명확하지 않으면 프레젠테이션을 준비하는 과정에서 많은 시행착오와 시간을 낭비하게 된다. 또한 프레젠테이션 실행의 효과가 떨어진다.

프레젠터는 발표 콘텐츠를 기획할 때 선행해서 해야할 일이 목적분석이다. 목적분석에는 '왜 프레젠테이션을 하는지', '청중은 무엇을 기대하는지', '청중으로부터 무엇을 얻을 것인지'를 명확히 하는 것이 중요하다. 목적분석은 프레젠테이션의 모든 단계에 대한 기본방향을 제시하고 오류를 수정해주는 등대와 같은 역할하기 때문에 가장먼저 실시돼야 하며 명확하게 정의돼야 한다.

■ 은서기 정보안전부 IT팀장ㆍ경영학박사 △ ITㆍ프레젠테이션 코칭 전문가 △사이경영 연구가 △저서 <4차 산업혁명 시대의 언어품격> <1등 프레젠테이션 비법>