조직에서 대부분의 커뮤니케이션은 '보고'라는 도구를 통해 이루어진다. 요즘은 상사와 부하 , 동료와 동료, 부서와 부서, 회사와 고객 등에서 이루어지는 커뮤니케이션은 프레젠테이션 형태로 행해지는 경우가 많다.

특히 조직의 리더는 자신의 상사에게 업무보고를 하는 일이 많다. 이때 상사의 마음을 읽고 프레젠테이션 하는 리더와 그렇지 않은 리더에게 나타나는 결과는 많이 다르다. 상사에게 보고할 때 보고자는 상사의 마음을 읽고 자료를 만들어 프레젠테이션하는 것이 중요하다.

상사의 마음을 읽는 프레젠테이션을 하기 위해서는 몇가지 상사의 입장에서 고려해야 할 사항이 있다. 주제와 내용이 '상사'가 원하는 내용인가. 상사의 입장에서 내용과 수준이 적절한가. 내가 상사라면 듣고 싶은 내용인가.

상사가 의사결정을 할 포인트가 들어 있는지, 유용한 정보가 있는지, 이미 알고 있는 내용은 아닌지, 지금 꼭 필요한 정보인지, 흥미를 끌 수 있는 내용인지 등을 고려해야 한다.

사장 앞에서 프레젠테이션만 하면 칭찬을 받는 영업 1팀장과 매번 스트레스만 받는 영업 2팀장이 있다. 매월 발표하는 영업전략 보고 자리에서 두 팀장은 정성을 다해 보고자료를 준비해 프레젠테이션을 한다.

영업활동과 실적은 2팀장이 훨씬 앞서 있다. 고객이나 부하의 평도 그렇다. 그런데 그는 사장 앞에서 하는 보고는 늘 사장을 화나게 만든다.

1팀장은 사장이 듣고 싶은 이야기를 했지만 2팀장은 자신이 하고 싶은 이야기를 했기 때문이다.

많은 부서를 상대하는 사장은 한 부서의 업무진행 사항을 모두 알 수가 없다. 1팀장은 이런 사실을 알고 보고전에 사장이 지시했던 사항 가운데 진행사항을 요약해 보고해 사장의 관심을 끌게 한다.

사장의 입장에서 관심을 가지고 의사결정을 해야 할 사항을 미리 설명해 쉽게 설득했다. 반면 2팀장은 자신이 하고 싶은 이야기 위주로 발표해 사장을 설득하지 못해 스트레스를 받았다. 1팀장은 프레젠테이션 하나로 승승장구했지만 2팀장은 결국 조직을 떠나야 했다.

이처럼 '칭찬'과 '스트레스'는 상사의 마음을 읽었는지 아닌지 백지 한 장 차다. 프레젠테이션 하나가 한 사람의 운명을 좌우할 수도 있다. 면접, 경진대회, 자격심사, 입찰설명회 등의 프레젠테이션에서는 심사자 입장에서 심사자가 듣고 싶은 이야기를 하는 것이 중요하다.

상사의 마음을 사로잡는 프레젠터는 상사가 원하는 것을 정확하게 파악해 프레젠테이션 하는 사람이다. 무한경쟁의 조직에서 살아남기 위해서는 자신만의 차별화된 무기가 있어야 한다.

그 무기가 프레젠테이션 역량이다. 아무리 좋은 이야기라도 상사가 듣고 싶은 이야기가 없으면 무기가 아니라 공허한 메아리일 뿐이다. 상사가 듣고 싶은 이야기를 할 때 상사는 집중하고 반응을 보이게 된다.

■ 은서기 정보기술안전부 IT팀장 △서울시립대학교 경영학 박사 △PMP/IT전문가 △프레젠테이션 코칭 전문가 △사이경영 연구가 △삼성SDS Best Presenter 심사위원 △삼성SDS PM/수석컨설턴트 △법무부ㆍ문화체육관광부ㆍ국민건강보험공단ㆍ해양경찰청 PM △대우전자ㆍ대우정보시스템 SE △저서 <1등 프레젠테이션 비법>